化繁為簡，一招解決數據上報審批問題！

某集團要統計集團內部各個公司的資產狀況。傳統的做法是，做一張Excel表，將這份Excel文件通過郵件發送給一級子公司相關負責人。如果該一級子公司下屬還有二級子公司，那么還要再將Excel文件郵件給二級子公司。當二級子公司返回填好的Excel文件時，先由一級子公司匯總，再發給集團總公司，集團總公司對所有一級公司上報的Excel進行匯總。這種靠郵件分發并回收Excel文件，再通過專門的人員進行手動匯總的工作方式，不僅耗時持久，造成人力浪費，而且容易造成疏漏錯誤。

那怎樣才能更方便地實現資產數據的上報審批呢？既能將業務人員從Excel表格與郵件溝通中解救出來，又能及時完成數據收集的任務，同時保證收集到的數據的準確性。

這時，如果有一個流程，能夠自動傳遞數據給特定的負責人進行審閱，并且自動收集上報來的數據，就可以完美解決上面的問題。

永洪流程審批，為您提供數據上報審批的解決方案。只要在永洪的產品中，做出上報表單，并設置您的審批過程，包括需要經過幾個環節的審批，每個環節的審批人是誰，每個環節需要審批哪張表單中的數據。業務人員只需要在收到任務提醒時，在系統中填寫表單并提交就可以了。接下來，一切只要交給自動化的流程引擎。相應的負責人就能收到業務人員填寫的表單，而這些填寫的數據會存儲在數據庫中。

下面，我們來詳細介紹一下永洪流程審批可以解決哪些問題。

1、上報數據的審批

以我們文章開頭的場景為例，向多個子公司收集他們的資產狀況。子公司的人員填寫，由自己的上級領導審批，無誤后，上報給集團總公司。那么子公司A的資產數據，只能由子公司A的審批人知曉。同樣，子公司B的資產數據，只能由子公司B的審批人知曉。子公司A不需要管子公司B有沒有填寫或者審批，只要他自己填好了，他的領導就可以看到。也就是說這個流程的第一個填寫的環節有多個參與人，而第二個審批環節也有多個審批人。填寫的人不同，審批的人也不同。如果有幾十家子公司，難道要為這幾十家公司，每個都單獨做一個流程嗎？這當然不是我們想要的。如果需要這么麻煩，就失去了使用自動化流程的意義。

當然不需要。永洪流程審批只需要一個流程就可以滿足上報審批需要。

你只需要在一張Excel表中定義填寫和審批的關系，并上傳到永洪流程審批系統。

 

然后在設置流程的審批環節時，選擇你提前定義好的審批關系就可以了。

 

如上圖所示，小王填寫的表單，只有小王的直接上級（小明）可以審批。

當小王、小劉、小李等多個人都收到填寫的任務，需要上報資產狀況時，他們各自的上報與審批都是互相平行互不干擾的，不需要擔心小劉的領導也可以看到小王填寫的數據。

2、多人同時審批

多人同時審批，是指當上報數據時，需要經過項目與部門審批。那么，我們可以讓項目負責人和部門負責人同時審批。當填寫的人提交后，項目負責人和部門負責人會同時收到審批任務，各自選擇是批準還是駁回。

 

我們可以定義一個審批通過的規則，例如，部門負責人和項目負責人都審批通過，才算審批通過，或者只要其中一個審批通過，就算審批通過。系統會自動根據我們設置的規則，自動判斷是否被批準。

3、定時上報數據

有些數據需要每天都上報。如果系統可以自動啟動流程，讓每個人定時收到上報的任務，就省去了人為下發任務的環節，也可以避免遺忘。

要實現流程的定時啟動很簡單。只要將定時開始節點作為流程的起始點就可以了。

 

例如，我們設置從2020年4月15日0點開始，每一天，就啟動一次。這樣，每天相關人員都會收到一個上報數據的待辦任務。

 

4、表單中某個字段的值決定下一審批人

在審批時，會遇到一種情況，即之后的審批路徑要根據表單上某個值決定。

以下圖的表單為例，當填寫的報銷數額過大時，部門經理審批通過后，還需要經過總監審批；如果數額較小，就無需總監審批。

 

這個場景在永洪流程審批中能夠輕松實現。只要給不同的審批路徑設置不同的條件就可以了。系統會進行智能判斷，滿足哪個條件，就會采用哪條審批路徑。

 

簡單示例，教你快速定制審批流程

了解永洪流程審批的特色以后，是不是也想趕快做一個自己的流程了？下面我們就以文章開頭講到的資產數據上報為例，看一下該怎么實現這樣一個流程。

1、繪制流程

拖動節點到畫布中，并用線將各個節點串聯起來。

 

最終你會得到一個這樣的流程圖：

 

這個流程中涉及的元素：

開始：整個流程或子流程的起始。

結束：整個流程或子流程的結束。

用戶任務：可以代表一個填寫任務或者一個審批任務。

子流程：當我們需要10個子公司來上報時，每個子公司上報和審批都是相互獨立的。這時我們可以把子公司上報和審批這個過程放在子流程中。當然，我們還需要設置子流程根據子公司的數量，復制成N份，這樣就可以實現10個子公司的上報流程，且每個子公司的上報和審批過程是相互獨立的。

 

2、設置每個節點填寫/審批的表單

經過第一步，我們已經畫出了想要的流程圖。此時，我們還需要設置每個流程節點填寫/審批的表單。

只要選中節點，在右側設置面板中，點擊添加表單的按鈕，即可在彈出窗口中，選擇需要填寫或審批的表單。

 

3、設置每個節點的審批人

在一個流程中，我們除了要確定流程的環節，每個環節審批的表單，還需要指定每個環節由誰來審批。

只要選中節點，在右側設置面板中，點擊添加審批人，即可在彈出窗口中，完成設置。

永洪流程審批支持三種審批人類型：

固定審批人：如果一個節點的審批人，不會根據前面節點填寫人的變化而變化，那么就屬于固定審批人。舉例，A子公司填寫的數據，B子公司填寫的數據，都由總公司的同一個人進行審批，那么這個總公司的審批人就是固定審批人。

靈活審批人：當審批人隨著前面填寫人的變化而變化，這個審批人就屬于靈活審批人。舉例，A子公司填寫的數據，有A子公司內部的人進行審批；B子公司填寫的數據，由B子公司內部的人進行審批。這是審批節點的審批人就是靈活審批人。它會根據實際填寫人的身份，自動變換審批人。

繼承審批人：當審批人與當前子流程實例的審批人相同或者與主流程的發起人相同時，可以選擇繼承審批人。

4、為流程和節點添加注釋

通過修改節點名稱以及添加文本注釋的方式，讓你的流程圖更加清晰易懂。

經過上面的步驟，相信你已經能自己做出一個流程了。永洪流程審批，幫你擺脫數據上報審批的困境，簡化冗長繁瑣的審批過程，提高審批效率。

 

疫情期間

Yonghong Desktop免費使用

前往下載使用